6 éléments essentiels d'une solution de création par composants

Tandis que les technologies évoluent, le nombre d’outils de création par composants efficaces existants ne fait que croître. Ce qui n’était autrefois qu’un très petit nombre d’options s’est transformé en un éventail vertigineux de solutions. Il existe différentes technologies, telles que DITA et XML, des plateformes pleines de fioritures et des tonnes de fonctionnalités dont vous n’avez pas nécessairement besoin. Si vous venez de commencer à chercher un nouvel outil de création, ou même si vous êtes en train de réduire vos choix, assurez-vous que la solution que vous choisissez est la mieux adaptée aux besoins de vos auteurs et de votre organisation. N’oubliez pas non plus le processus de livraison à vos clients. Voici 6 éléments essentiels :

1. Importer du contenu existant : si vous n’avez jamais utilisé de système de création par composants, il est probable que votre contenu soit au format Word ou DTP. Tandis que la plupart des solutions existantes déclareront qu’il est possible d’importer à partir de Word, cela s’avérera complexe. Tout particulièrement si vous convertissez des documents Word vers DITA ou XML. Avant de prendre votre décision, examinez quelle solution est la plus viable pour votre équipe. Avec Author-it, par exemple, importer à partir de Word est simple, votre contenu est décomposé et les composants sont stockés dans un véritable CCMS à partir duquel ils peuvent être réutilisés, traduits et plus encore.
2. Interface simple d’utilisation : les auteurs ont déjà beaucoup à faire. omplexifier l’expérience utilisateur est la dernière chose dont ils aient besoin. Veillez à sélectionner un produit non seulement simple d’utilisation pour les rédacteurs techniques, mais également pour les contributeurs qui pourraient ne pas savoir coder.
3. Collaboration & vérification : concernant les contributeurs, la capacité à collaborer, consulter les commentaires et suggérer des modifications à apporter à votre contenu en temps réel est un atout majeur. Surtout en ces temps où les équipes de rédaction se réduisent et où le besoin de contributions directes des PME et des rédacteurs non techniques est crucial. Avec Author-it, le module de collaboration et de vérification a été conçu pour répondre à ce besoin, afin que les rédacteurs techniques puissent travailler en toute sécurité avec des experts externes, via une interface permettant aux contributeurs d’écrire librement en supprimant les goulots d’étranglement du processus de vérification.
4. Les capacités techniques de vos contributeurs : une nouvelle tendance a vu le jour dans le domaine de la création par composants, intégrant les rédacteurs non techniques et les experts techniques dans le processus de création. En permettant aux contributeurs de rédiger et vérifier le contenu, vous gagnez du temps et évitez les attentes inhérentes aux anciens processus de vérification. Toutefois, la plupart des experts techniques et des rédacteurs non techniques n’ont pas l’expérience ni la latitude nécessaires pour acquérir les compétences de rédaction technique, plus particulièrement la manière dont rédiger des composants. EFaciliter l’utilisation des contributeurs doit compter parmi vos priorités, car les obstacles techniques découlant de la formation du personnel non technique à la création par composants sont extrêmement chronophages et créent un silo indésirable au sein de votre département. Les solutions basées sur les formats XML et DITA sont conçues par du personnel technique, pour du personnel technique, et l’ensemble du processus de création est dominé par des structures et des codes. Cet environnement n’est pas adapté aux contributeurs dont l’expertise est limitée au sujet sur lequel ils écrivent. Posez des questions aux fournisseurs sur la véritable facilité d’utilisation pour les contributeurs et demandez-vous si vous avez réellement besoin d’un outil basé sur XML ou DITA, ou s’il existe une meilleure solution pour votre équipe. La collaboration et la révision en temps réel d’Author-it permettent aux PME de contribuer dans un format qui leur est familier. L’implication des contributeurs peut aider votre organisation à fournir du contenu essentiel à l’entreprise à grande échelle et à accélérer la mise sur le marché tout en créant un environnement collaboratif qui élimine les silos.
5. Un véritable CCMS : la plateforme que vous pensez acquérir contient-elle réellement un véritable Système de gestion de contenu par composants (CCMS) ? Même si certaines entreprises affirment proposer un CCMS intégré, le système est bien souvent basé sur des fichiers. En d’autres termes, une seule personne à la fois peut travailler et le contenu est écrasé. Même si les solutions utilisant les formats DITA et XML sont considérées comme un CCMS, il s’agit plutôt d’un dépôt de code. Un véritable CCMS, comme Author-it, est une base de données relationnelle dont le contenu est décomposé et stocké en composants. Cette architecture axée autour d’une base de données est robuste et permet d’effectuer des recherches facilement en raison du niveau de détail du contenu géré. En d’autres termes, vous pouvez stocker et gérer facilement d’importants volumes de contenu, sans perdre le contrôle de vos documents. Grâce à Author-it, vous pouvez gérer les composants, les flux de travail, la traduction, la localisation et plus encore via notre CCMS intégré.
6. Sorties de publication : La publication multicanal est essentielle dans un outil de création, car les clients s’attendent à disposer d’options pratiques pour la consommation du contenu. La possibilité d’atteindre votre public là où il préfère vous permet de mieux faire connaître votre contenu et s’avère plus pratique pour vos clients. Lorsque vous partez en quête d’une solution de création, prenez en considération les avantages d’une solution de bout en bout, permettant de créer du contenu une seule fois, de le stocker dans un CCMS intégré et de le publier sous n’importe quelle forme, où et quand vous le souhaitez.

Vous avez des questions ? Nous sommes là pour vous aider. Grâce à Author-it, vous pouvez créer, collaborer, gérer, traduire, réutiliser et publier du contenu. Le tout via une unique plateforme simple d’utilisation. ontactez-nous dès aujourd’hui pour profiter d’une démonstration gratuite.