Sie sind technischer Redakteur und nutzen ein Dokumentationssystem: Microsoft Word.

Word war schon immer für Sie da – die strahlend weiße, leere Leinwand mit dem blinkenden Cursor fühlt sich wie Ihr Zuhause an, wenn Sie zu schreiben beginnen. Die Überschriften, die Schriftarten, die Benutzeroberfläche, die Formatierung. Sogar die Überprüfungswerkzeuge. Sie verwenden es seit Jahren, vielleicht sogar schon seit Jahrzehnten, und kennen es durch und durch. Sicher, es hat seine Tücken und ist nicht sehr effizient für die Zusammenarbeit und den Austausch mit Teams, aber es funktioniert gut für Sie und das Letzte, woran Sie jetzt denken wollen, ist, dieses System aufzugeben und ein neues zu erlernen.

Sie sind zu stark beschäftigt. Das würde zu viel Zeit kosten. Ihr Gehirn ist bereits voll. Es ist verwirrend.

Wenn man ein „System“ hat, fällt der Wechsel von etwas Vertrautem zu etwas Neuem sehr schwer. Daran gibt es keinen Zweifel. Was aber, wenn dieser Schritt Ihnen letztendlich Zeit und Frustration erspart und ein Maß an Zusammenarbeit ermöglicht, das Sie bisher nicht kannten? Wie wäre es, wenn Sie eine Änderung – ein neues Logo, eine Überschrift, einen Absatz oder nur ein Wort – einmalig aktualisieren und diese Änderung für mehrere Ausgaben und Kanäle gleichzeitig veröffentlichen könnten, anstatt die gewohnte Suchroutine zu verwenden? Das wäre teilbasiertes Authoring.

Teilbasiertes Authoring vereinfacht die Prozesse der Inhaltserstellung, -verwaltung und -veröffentlichung, indem es die Hindernisse beseitigt, die mit der Verwaltung mehrerer Versionen von Dokumenten mit Mark-ups verbunden sind, die in Silos im gesamten Unternehmen gespeichert sind.

Beim teilbasierten Authoring werden Ihre Inhalte auf der Ebene granulärer Teile in Objekte unterteilt, in einem teilbasierten Content Management System (CCMS) gespeichert und nach Themen organisiert.

Ein Beispiel: Ihr Unternehmen wurde einem Audit unterzogen und infolgedessen hat sich ein Teil des Haftungsausschlusstextes geändert, der für die gesamte Unternehmenskommunikation vorgeschrieben ist. Normalerweise müsste jemand in Ihrem Team diese Anpassungen an allen zugehörigen Dokumenten und Ausgaben (PDFs, Präsentationen, Benutzerhandbücher usw.) für mehrere Organisationseinheiten vornehmen. Dies gefährdet die korrekte Einhaltung der Vorschriften, lässt Raum für Inkonsequenzen und macht Probleme fast unausweichlich.

Mit teilbasiertem Authoring müssen Sie dieses eine Objekt nur an einer Stelle ändern und können es mit einem Klick für alle Ausgaben veröffentlichen. Sie schreiben auf Teilebene, nicht auf Dokumentebene.

Und zack! Sie sind fertig! Dazu arbeiten Sie organisiert, regelkonform und sorgenfrei, was bedeutet, dass Sie Zeit haben, sich Ihrem nächsten Projekt zu widmen. Natürlich erst, nachdem Sie von Ihrem Team dafür gefeiert wurden. Sie sind der neue Content-Held!

Was ist aber mit der Vielzahl bereits bestehender Dateien, die Sie und Ihr Team bereits verfasst haben? Müssen Sie nach der Migration von vorn damit anfangen?

Die Antwort ist ein klares Nein. Sie können Ihre vorhandenen Daten direkt in unser CCMS importieren, organisieren und dort speichern, indem Sie sie zur einfacheren Nutzung in Objekte aufteilen.

Müssen Sie sich dazu mit XML oder DITA auskennen? Nein.

Mögen Sie XML oder DITA? Hervorragend! Sie können dies weiterhin verwenden, aber es ist nicht erforderlich. Wie auch immer, die Author-it-Cloud-Plattform arbeitet für Sie.

Die Erstellung von Inhalten ist ein Prozess. Dies sollte aber kein übermäßig mühsamer Prozess sein. Author-it Cloud sorgt für Freiheit und Synergie innerhalb dieses Prozesses und nimmt der Dokumentation die Komplexität, die Probleme und die Last. Wir brechen Silos auf und helfen, Inhalte zum Leben zu erwecken.

Wenn Sie mehr über die kollaborative All-in-One-Lösung für teilbasiertes Authoring, Content Management und Publishing mit Author-it erfahren möchten, fordern Sie eine Demo an.